ทำความเข้าใจ และใช้ประโยชน์จากผลการวิเคราะห์ อัตราส่วนทางการเงิน ตัวชี้วัดการดำเนินงาน

งบการเงินที่โรงแรมจัดทำจะพบว่ามีข้อมูลจำนวนมาก การใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์ข้อมูลดังกล่าว ต้องการมากกว่าการอ่านตัวเลขที่ปรากฏในรายงาน ต้องอาศัยการตีความอย่างลึกซึ้ง ในตัวเลขผลของรายงานดังกล่าวเพื่อสะท้อนถึงฐานะทางการเงินและผลประกอบการ ที่รวมถึงปัญหาของโรงแรมที่อาจถูกมองข้ามไป รูปแบบของการวิเคราะห์ Ratio/Operating Metrics จะปรากฏในงบกำไรขาดทุน (Schedule) และมีการเปรียบเทียบกับข้อมูลที่สำคัญเพื่อสะท้อนฐานะทางการเงินและปัญหาของผลการดำเนินงาน จากรายงานทางการเงินและข้อมูลประกอบงบ

                อัตราส่วนที่จัดทำ เป็นตัวเลขทางคณิตศาสตร์ ที่สัมพันธ์กับตัวเลขอื่นผ่านการคำนวณเพิ่มเช่นการหารตัวเลขอื่นเกิดเป็นสัดส่วนจำนวน เท่าของตัวหาร อัตราส่วนนี้จะถูกตีความเป็นประโยชน์ด้วยการเปรียบเทียบ

    เกณฑ์ที่นิยมใช้ในการเปรียบเทียบอัตราส่วน เช่น

    1. การเปรียบเทียบกับโรงแรมอื่น และ เปรียบเทียบกับค่าเฉลี่ยทั้งอุตสาหกรรม (Other properties & industrial average)

    2. การเปรียบเทียบกับข้อมูลเดียวกันของงวดบัญชีก่อน (The corresponding ratio calculated for prior period)

    3. การเปรียบเทียบกับแผนงานงบประมาณที่วางไว้ (Budgeted)

     การตีความผลการเปรียบเทียบนี้เป็นประโยชน์ในการชี้ถึงจุด (Indicators) ที่เป็นปัญหา (Effects) แต่วิธีแก้ปัญหา

     เป็นหน้าที่ของผู้บริหารที่จะตีความและค้นหาสาเหตุ (Causes) และดำเนินการแก้ไขต่อไปซึ่งความแม่นยำของรายงานทางการเงินที่มาของการวิเคราะห์ดังกล่าวเป็นปัจจัยความสำเร็จในการวิเคราะห์ปัญหาได้ตรงจุด และอาจต้องอาศัยการสอบสวน
     ( Investigation) เพิ่มเติมเพื่อพิจารณาประกอบการวางแผนแก้ไขได้อย่างถูกต้องต่อไป


                            การเปรียบเทียบกับโรงแรมอื่น และ เปรียบเทียบกับค่าเฉลี่ยทั้งอุตสาหกรรม

                                    (Comparison to other properties & industrial average)

ข้อควรพิจารณา:

1.  ในการเปรียบเทียบกับโรงแรมอื่นควรเป็นโรงแรมที่ลักษณะใกล้เคียงกัน ได้แก่

         1.1 Size

         1.2 Age

         1.3 Location

         1.4 Revenue Mix

         1.5 Chain-segment

         1.6 Ownership Structure

         1.7 Management

         1.8 Facilities & Services

         1.9 Amenities Offered

2. ค่าแตกต่างที่ได้จากการเปรียบเทียบ จะใช้เป็นจุดเริ่มในการสอบสวน (Investigation) เพื่อค้นหาสาเหตุแห่งปัญหากรณีผลแตกต่างมีลักษณะต่ำกว่า หรือใช้เป็นจุดสอบสวนหาปัจจัยความสำเร็จ กรณีผลแตกต่างมีค่าสูงกว่า

3.  ค่าที่แสดงเป็นค่าเฉลี่ย (Averages) ไม่ใช่ค่ามาตรฐาน ซึ่งเราสามารถประมาณการเป็นเป้าใหม่ให้เพิ่มสูงขึ้นกรณีของรายได้หรือกำไร หรือประมาณการเป็นเป้าใหม่ให้ต่ำลงสำหรับรายการต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย

 
                                      การเปรียบเทียบกับงวดบัญชีก่อน หรือ กับงบประมาณ

                                         (Comparison to Prior Periods or Budgets)

วิธีเปรียบเทียบกับตัวเอง เป็นการวัดผลจากภายใน ไม่ว่าจะเป็นวิธีเปรียบเทียบกับงวดบัญชีก่อน หรือเปรียบเทียบกับประมาณการที่เป็นเป้าหมายที่ต้องการ ซึ่งต้องพิจารณาประเด็นดังต่อไปนี้

1.       ประเด็นที่เป็นรายได้และค่าใช้จ่าย เปลี่ยนไปมากน้อยเพียงใด เปลี่ยนไปอย่างไรในแต่ละช่วงเวลา

2.       มีความสัมพันธ์อย่างไรกับรายได้และค่าใช้จ่ายที่เปลี่ยนแปลงไปกับจำนวนห้องที่แขกเข้าพัก (Room Occupied)

3.       มีแผนกใดบ้างที่เกินกว่าประมาณการที่ตั้งไว้ และมีแผนกใดบ้างต่ำกว่าประมาณการ

4.       มีแผนกใดบ้างมีประสิทธิภาพในการดำเนินงาน แผนกใดด้อยประสิทธิภาพ

5.       งบประมาณที่ตั้งไว้สมเหตุผล (Realistic)หรือไม่

สำหรับโรงรมที่เพิ่งเริ่มใช้มาตรฐานบัญชี USALI การเปรียบเทียบกับงวดบัญชีก่อนใช้ USALI อาจวัดผลได้ไม่ชัดเจน

 

                                 วิธีการวิเคราะห์ด้วยหลัก คงที่ (Fixed) กับ ผันแปร (Variable)

Fixed:

            รายได้/ค่าใช้จ่ายคงที่ มีพื้นฐานจากการทำสัญญาหรือข้อตกลงกับบุคคลภายนอกในแต่ละช่วงเวลา ซึ่งมักจะเป็นสำหรับช่วงเวลา 1 ปี ไม่ว่าธุรกิจจะดีหรือไม่จะไม่มีผลกระทบให้ รายได้/ค่าใช้จ่ายคงที่นี้เปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น เบี้ยประกันภัย ภาษีบำรุงท้องที่ ภาษีโรงเรือน เงินเดือนค่าจ้าง ค่าสมาชิกต่างๆ ส่วนรายได้คงที่เช่นค่าเช่าพื้นที่

Variable:

            รายได้/ค่าใช้จ่ายผันแปร มีความสัมพันธ์โดยตรงกับการเคลื่อนที่ของขนาดธุรกิจหลักของโรงแรม ( Volume of Business) ซึ่งโดยทั่วไปจะสัมพันธ์กับ จำนวนห้องที่เปิดใช้ (No. of Room Occupied) จำนวนที่ของอาหารและเครื่องดื่มที่    เสริฟ แม้แต่ค่าใช้จ่าย Housekeeping Complimentary Breakfast Expense Laundry Supplies Guest Supplies ก็มีลักษณะผันแปรตาม No. of Room Occupied

                ค่าใช้จ่ายบางตัวแปรผันตรงกับรายได้ เช่น Franchise Fee Management Fees Credit Card Commissions

Semi-Variable:

            รายได้/ค่าใช้จ่ายบางประเภทมีลักษณะทั้งสองแบบคือคงที่และผันแปร เช่นค่าแรงงานของแผนกห้องพัก ในส่วนของฝ่ายบริหาร (Management Salaries) มักเป็นค่าใช้จ่ายคงที่ แต่ค่าจ้าง Room Attendant ในกรณีมีเงื่อนไขตามจำนวนห้องที่ทำ จะพิจารณาเป็นค่าใช้จ่ายผันแปร

                                                  รูปแบบวิธีที่ใช้คำนวณและการเปรียบเทียบ

                                               Methods of Calculation and Comparison

            รูปแบบที่นิยมทั่วไป:

                                Per occupied room                            อัตราส่วนต่อห้องที่เปิดใช้

                                Per Available room                            อัตราส่วนต่อห้องที่มีไว้ขาย

                                Percentage of revenue                       อัตราร้อยละต่อรายได้

                                Total dollars                                      ยอดจำนวนเงินรวมทั้งสิ้น

อัตราส่วนที่ใช้กรณีต่อจำนวนห้องที่เปิดใช้ (per-occupied-room basis) ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับประเภท รายได้/ค่าใช้จ่ายผันแปร ขณะที่ถ้าใช้กับค่าใช้จ่ายคงที่มักจะใช้เป็นอัตราส่วนต่อห้องที่มีไว้ทั้งสิ้น (per-available-room) หรือใช้เป็นอัตราร้อยละต่อรายได้ (percentage of revenue) ไปเลย

หากจะเปรียบเทียบกับทั้งอุตสาหกรรม เปรียบเทียบกับคู่แข่งหรือ property อื่น ห้ามใช้ยอดจำนวนเงินรวมทั้งสิ้น (Total Dollars) เป็นเกณฑ์ เนื่องจากต่าง Property จะมีจำนวนห้องต่างกัน การเ ปรียบเทียบจึงใช้ ยอดเงินต่อจำนวนห้องที่มีทั้งสิ้น(dollar-per-available -room basis) หรือ ร้อยละต่อรายได้ (percentage-of-revenue basis) ในการวิเคราะห์เปรียบเทียบ

                                         Operating Metrics ตัวชี้วัดการดำเนินงาน

            รูปแบบที่นิยมใช้คือการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานในรูปของตัวเลขรายได้/ค่าใช้จ่ายที่เกิดจริง (Actual) พร้อมแสดงผลต่างจากงบประมาณ (Variance to Budget)และผลต่างจากปีก่อน โดยแสดงทั้งยอดเดือน (Current Month) และยอสะสมตั้งแต่ต้นงวด (Year to Date) ของแต่ละแผนกดังต่อไปนี้

Room Statistics and Occupancy Ratios

Definitions:

(1)     Total Room Inventory

Total number of guestrooms (keys) in a property whether available for sale or not. Include are (5) Total Rooms Not Available for Sale, (13) Rooms Occupied and (14) Vacant Rooms.

(2)     Seasonally Closed Rooms

When all operations of a hotel are closed for a minimum of 30 consecutive days to seasonal demand patterns, then the rooms for this period should be removed from the annual salable inventory. The hotel must be consistently closed year-to-year.

(3)     Extended Closed Rooms

Those rooms removed from salable inventory for a period of six consecutive month or more. Examples include rooms that are damaged due to a hurricane, earthquake, or fire, where there is intent to return the rooms to salable inventory.

(4)     Rooms for Permanent House Use

Those rooms removed from salable inventory for a minimum of six consecutive months for use by a hotel employee (e.g., manager’s apartment).

(5)     Total Rooms not Available for Sale

Total of rooms that are (2) Seasonally Closed, (3) Extended Closed, or use for (4) Permanent House Use.

(6)     Rooms Available

Total Room Inventory (1) less (5) Total Rooms Not Available for Sale.

(7)     Transient Rooms Sold

Total room sold to guests on an individual basis. Included are rooms sold on a paid basis, as well as room sold on a gratis basis in connection with a promotion or contract.

(8)     Group Rooms Sold

Total rooms sold to guests as part of a group (10 rooms or more). Included are rooms sold on a paid basis, as well as rooms sold on a gratis basis in connection with a promotion or contract.

(9)     Contract Rooms Sold

Total rooms sold to guests as part of a special contract, generally of a longer-term nature (I.e., multiple weeks or months). Included are rooms sold on a paid basis, as well as rooms sold on a gratis basis in connection with a promotion or contract.

(10) Rooms Sold

Total rooms sold to (7) Transient, (8) Group and (9) Contract guests.

(12) Complimentary Rooms Occupied

Free rooms provided to any guest, often for marketing purposes, but not related to any existing contractual relationship. Examples of complimentary rooms include rooms provided on a gratis basis to owners, employees, people on familiarization tours, friends, and family. Also included are rooms used by the hotel on a short-term basis (i.e., employee relocation, manager-on-duty, etc.).

Not classified as complimentary rooms are rooms provided due to a trade-out arrangement, rooms provided in connection with a promotion (e.g., stay two nights, get one free), or rooms provided as a part of a group contract (e.g., book 50 rooms, get one free). These rooms should be classified as one of the revenue categories (transient, group, or contract).

(13) Rooms Occupied

Total rooms sold to (7) Transient, (8) Group, and (9) Contract guests and occupied by (12) Complimentary guests.

(14) Vacant Rooms

Rooms Available (6) less (13) Rooms Occupied. Vacant rooms can be classified into the following sub-categories:

Rooms Out-of-Order: Those rooms removed from salable inventory for a period of less than six consecutive months due to renovation or a temporary fault or problem rendering them inadequate for occupancy.

Temporary Closed Rooms: Those rooms removed from salable inventory on a discrepancy basis for a period of less than six consecutive months.

Rooms Unoccupied: Those rooms available for sale, but not occupied by a paying or complimentary guest.

(19) Number of Guests – Transient

     Total guests traveling as individuals.

(20) Number of Guests – Group

      Total guests traveling as part of a group.

(21) Number of Guests – Contract

     Total guests who occupy their room through a special contract.

(22) Number of Guests – Complimentary

      Total persons staying on a complimentary basis as described in #12 above.

(23) Total Guests

       Total (19) Transient, (20) Group, (21) Contract, and (22) Complimentary guests.

(24) Arrivals

      Number of room check-ins, both paying and complimentary

  Formulars:

หมายเหตุ:

            Room Available: Third-party-owned units under control of hotel management for the purpose of renting to guests other than the unit owners should be added to the Rooms Available of the hotel.

               Rooms Sold: third-party-owned units that are rented to guests other than the unit owners should be added to the Rooms Sold of the hotel.

               Rooms Revenue: revenue earned for the rental of third-party-owned units to guests other than the unit owners should be added to the Rooms Revenue as defined in the discussion of schedule 1.