สรุปสาระสำคัญในการเปลี่ยนแปลง USALI Uniform System of Accounts for the Lodging Industry, 11th Revised Edition

สรุปสาระสำคัญในการเปลี่ยนแปลง

USALI

Uniform System of Accounts for the Lodging Industry,

11th Revised Edition

 

USALI ในหมู่นักบัญชีและการเงินของโรงแรมได้กล่าวถึงว่าเป็น "Hotel Accountants Bible" เพราะมีคำแนะนำขั้นพื้นฐานเกี่ยวกับการบัญชีที่ครอบคลุมสำหรับอุตสาหกรรมโรงแรม วัตถุประสงค์หลักของการตีพิมพ์คือการเสนอรูปแบบของงบปฏิบัติการ (Operating Statement) ที่จัดรูปแบบเพื่อให้เจ้าของโรงแรม ผู้จัดการและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ ได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานอย่างครบถ้วน ในอดีต USALI มุ่งเน้นการนำเสนอข้อมูลตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป (GAAP) ของสหรัฐอเมริกา สำหรับการปรับปรุง เวอร์ชั่นที่ 11 นี้ คณะกรรมการผู้บริหารการเงิน FMC (Financial Management Committee) ของ AH&LA สมาคมโรงแรมและที่พักของสหรัฐอเมริกา ยังคงนำเสนอข้อมูลตามมาตรฐานบัญชีที่รับรองทั่วไป ( US GAAP) ของสหรัฐอเมริกาเช่นเดิม แต่เพื่อให้มีการแก้ไขปัญหาผลกระทบจากโลกาภิวัตน์ของอุตสาหกรรมโรงแรม ทำให้รายการบางรายการได้รับการปรับเพื่อแก้ไขปัญหาให้กว้างขวางในในระดับโลกมากขึ้น

USALI 11 ได้เพิ่มเติมมาตรฐานการบัญชีและขยายวงกว้างเพื่อรวบรวมรายการอัตราส่วนทางการเงิน (Financial Ratios) และเครื่องมือการวัดผลการดำเนินงาน (Operating Metrics)ที่ กว้างขวาง รวมทั้งเพิ่มคู่มือแนะนำ รายการรายรับและค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นพร้อมให้คำแนะนำเกี่ยวกับการบันทึกรายการที่มีจำนวนขั้นต้นและสุทธิ (Gross vs Net) USALI เวอร์ชั่น11 สามารถใช้เป็นแนวทางอ้างอิงสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินของโรงแรมตลอดจนเป็นเครื่องมือในการบันทึกวิเคราะห์และเปรียบเทียบข้อมูลบัญชีและการเงินในรายละเอียดเพื่อให้หลักการที่จำเป็นในการจัดการภาพรวมทางการเงินขององค์กร

คณะกรรมการบริหารการเงินของสหรัฐอเมริกา AH&LA (American Hotel & Lodging Association) เป็นผู้ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รับผิดชอบในการทบทวนและปรับปรุงUSALI อย่างเป็นทางการ USALI ที่ปรับปรุงในฉบับแรกได้รับการพัฒนาอย่างเด่นชัดโดยผู้จัดการและนักบัญชีระดับผู้บริหาร และเมื่อเวลาเปลี่ยนไป อุตสาหกรรมขยายตัวและมีผู้เล่นที่เชี่ยวชาญอีกมากมายเข้ามาร่วมเป็นคณะกรรมการปรับปรุงโดยได้รับการแต่งตั้งโดย FMC สำหรับคณะกรรมการที่พัฒนา USALI เวอร์ชั่น 11 นั้นประกอบด้วย 28 ตัวแทนจากหลายภาคส่วนของอุตสาหกรรมเช่น นักบัญชีที่ปรึกษา นักวิชาการ ผู้ประกอบการเจ้าของและผู้บริหารสินทรัพย์ ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกกลุ่มมีส่วนร่วมในการพัฒนามาตรฐานการบัญชีที่กำหนดไว้สำหรับอุตสาหกรรมโรงแรม

 
ในเดือนตุลาคม 2018 สมาคมผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินและเทคโนโลยีการบริการ (HFTP: Hospitality Financial and Technology Professionals) ได้ซื้อลิขสิทธิ์ USALI จากสมาคมโรงแรมแห่งนครนิวยอร์ก HFTP ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการพัฒนา USALI มาเป็นเวลาหลายปีในการให้การสนับสนุนและจัดการด้านสมาชิกภาพแก่คณะกรรมการปรับปรุงแก้ไข จึงเป็นผู้ถือกรรมสิทธิ์อย่างเป็นทางการของ USALI ในการเปลี่ยนแปลงกรรมสิทธิ์นี้ อาจส่งผลให้มีการเปลี่ยนแปลงในรูปแบบการเผยแพร่พัฒนาการในการปรับปรุงต่อไปในอนาคตซึ่งจะมีการแจ้งให้ทราบใน เวอร์ชั่น 12 ต่อไป

กระบวนการแก้ไขสำหรับครั้งต่อไปอาจใช้เวลาอีกหลายปี ซึ่งไม่น่าจะมีรุ่นใหม่ออกเผยแพร่ในเร็ว ๆ นี้ ซึ่งจะสังเกตได้จาก การใช้เวลาถึง 8 ปีตั้งแต่การเปิดตัวเวอร์ชั่น 10 ในปี  2006 จนถึง เวอร์ชั่น11 ในปี 2014 ดังนั้นหากเป็นไปตามรูปแบบนั้น กว่าจะมี เวอร์ชั่น 12 จึงต้องรอไปถึงปี 2022

สำหรับ USALI เวอร์ชั่น 11 ซึ่งมีผลบังคับใช้เป็นทางการ ในวันที่ 1 มกราคม 2015 ดังนั้นหากนักบัญชีโรงแรม ยังไม่ได้ดำเนินการปรับปรุงให้เป็นไปตามการเปลี่ยนแปลงนี้ ควรเร่งที่จะต้องเริ่มต้นรวมการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เข้ากับระบบบัญชีของคุณ แม้จะไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายให้ผู้ประกอบการต้องใช้มาตรฐานบัญชี เวอร์ชั่น 11 นี้ แต่หลายองค์กรมีข้อตกลงการจัดการให้สอดคล้องกับ "USALI" รุ่นปัจจุบันอยู่เสมอจึงเป็นความจำเป็นที่ต้องมีการปรับระบบบัญชีของโรงแรมให้ทันสมัยอยู่เสมอ  เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงหลายอย่าง การวัดประสิทธิภาพบางอย่าง จะเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ การมีมาตรฐานที่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอสามารถใช้ Benchmark เปรียบเทียบ กับ โรงแรมอื่นๆ ทำให้หลายองค์กรกำหนดให้สมาชิกต้องรายงานโดยใช้มาตรฐาน USALI เวอร์ชั่น 11 เป็นมาตรฐานเดียวกัน

สำหรับผู้ปฏิบัติงานในแวดวงของอุตสาหกรรมโรงแรม ที่รับทราบว่ามีการปรับปรุง (USALI) รุ่นใหม่ มีการเปลี่ยนแปลงมากมายในฉบับปรับปรุงที่ 11 ซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงที่กระทบต่องบการเงินของอุตสาหกรรมโรงแรมหลายด้าน และคณะกรรมการบริหารการเงิน (FMC) ของ American Hotel & Lodging Association (AH&LA) ซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบในการประเมิน ยืนยันว่า USALI ฉบับใหม่ได้รับการรับประกันแล้วจากนั้นจึงทำการแก้ไขและปรับปรุงการพิมพ์เผยแพร่

 
สรุปประเด็นสำคัญต่างๆที่ได้รับการปรับปรุงใน เวอร์ชั่น 11 มีดังต่อไปนี้

 Summary Operating Statement รายงานสรุปผลการดำเนินงาน

 "Rentals and Other Income" ถูกเปลี่ยนเป็น "Miscellaneous Income"

"Revenue" ถูกเปลี่ยนเป็น "Operating Revenue"

"Total Revenue" ถูกเปลี่ยนเป็น"Total Operating Revenue"

"Information and Telecommunications Systems" ถูกเพิ่มเข้ามาในฐานะ "Undistributed Operating Department"

"Fixed Charges" ถูกเปลี่ยนเป็น "Non-operating Income and Expenses"

"Net Operating Income" ถูกเปลี่ยนเป็น "EBITDA" (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization)

 รายงานกำไรขาดทุนจากผลประกอบการดำเนินงานดังกล่าวนี้ ปรับปรุงเป็นสองแบบคือ

•สำหรับ Operator (ผู้ดำเนินงาน):

มีรายการ Replacement Reserve หักจาก EBITDA

ผลลัพธ์เป็น  "EBITDA หักด้วย Replacement Reserve"

• สำหรับ Owners (ผู้ประกอบการ)

รายการ Interest, Depreciation, Amortization and Income Taxes หักจาก EBITDA

ผลลัพธ์ เป็น "Net Income"
 

Operating Schedules งบกำไรขาดทุนรายแผนก

 Multiple Departments:หลายแผนก

•มีการเพิ่มหัวข้อใหม่เพื่อแสดงเพิ่มเติมเกี่ยวกับพื้นฐานสุทธิและรวม (Net vs Gross)

•เพิ่มเติมคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีจัดการ surcharges, service charges and gratuities

•มีการเปลี่ยนแปลงหลายอย่างเกี่ยวกับค่าแรงและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง:

แยกเงินเดือนค่าจ้างสำหรับผู้บริหารและพนักงานที่ไม่ได้เป็นผู้บริหาร

Service Charge Distribution จะถูกนำเสนออยู่ในหมู่ค่าใช้จ่าย Salaries,Wages, Service Charges, Contracted Labor and Bonuses

Contracted, leased and outsourced labor costs ต้นทุนค่าแรงงานตามสัญญาและค่าจ้างภายนอกได้แสดงแยกต่างหากจาก Salaries,Wages

•เพิ่มบัญชี Cluster services และค่าใช้จ่ายการจอง reservations expenses แต่ละแผนก

•ค่าใช้จ่ายด้านการสื่อสารโทรคมนาคมจะถูกบันทึกไว้ในแผนก Information and Telecommunications Systems แผนกใหม่ใน Un-Distributed Department

 
Rooms Department: แผนกห้องพัก                   

•ขยาย segmentation ใน Room Revenue เพื่อสะท้อนให้เห็นถึงมาตรฐานอุตสาหกรรมในปัจจุบัน

• Resort fees ถูกบันทึกใน Miscellaneous Income และไม่รวมอยู่ในการคำนวณ Average Daily Rate

•มีคำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับ mixed-ownership lodging facilities

•การจัดสรรรายได้ (Revenue Allocation) และ package breakage (การ Breake Down รายได้ให้บัญชีอื่น จาก แพ็คเกจ) ได้รับการแก้ไขโดยละเอียด

 
Food and Beverage Department:แผนกอาหารและเครื่องดื่ม

•ข้อมูลอาหารและเครื่องดื่มแสดงในรายงานชนิดเดียวกัน

• Gift certificate revenues รายได้บัตรของขวัญได้รับการแก้ไขพร้อมคำแนะนำเพิ่มเติม

•คำว่า "Cover" ถูกแทนที่ด้วย "Customer" เพื่อสะท้อนถึงจำนวนบุคคลที่ให้บริการ

 Other Operated Departments: แผนกที่ดำเนินการอื่น ๆ

•การสื่อสารโทรคมนาคมไม่ได้เป็น Other Operated Department แผนกที่ดำเนินการอื่นอีกต่อไป แต่อยู่ใน Un-Distributed Department

Miscellaneous Income: รายได้เบ็ดเตล็ด

• Resort fees และการ Break Down กระจายรายได้จากแพ็คเกจถูกบันทึกเป็น Miscellaneous Income รายได้เบ็ดเตล็ด

•ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการค่าคอมมิชชั่นการประกันการหยุดชะงักทางธุรกิจการแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศบัตรของขวัญที่ไม่ได้ใช้หรือถูกริบและรายได้ดอกเบี้ย commissions, business interruption insurance, foreign currency exchange,unused or forfeited gift certificates, and interest income

 Undistributed Departments: แผนกกลางที่ไม่ได้แยก เป็น Cost Center เฉพาะ

•ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเทคโนโลยีทั้งหมดของทุกแผนกรวมอยู่ในแผนกระบบข้อมูลและการสื่อสาร Information and Telecommunications Systems Department

•ค่าใช้จ่ายการแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศที่ไม่เกี่ยวข้องกับการให้บริการแขกมีรายละเอียดเพิ่มเติม

•ยกเลิกการแยกค่าใช้จ่ายการขายและการตลาดรายแผนก แต่ให้แสดงรวมในแผนก Sales & Marketing

• Revenue management and catering sales functions เป็นค่าใช้จ่ายการขายและการตลาด

• Utility taxes ภาษีสาธารณูปโภคถูกตัดออกเป็นหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายแยกต่างหาก

•เพิ่ม Contract Services เป็นหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายใน ค่าสาธาณูปโภคเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบค่าใช้จ่ายพลังงาน


Non-operating Income and Expenses: รายได้และค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน

•รายได้สุทธิที่เกิดจากส่วนของเจ้าของที่ไม่ได้บริหารจัดการโดยโรงแรมจะถูกบันทึกเป็น Non-Operating Income

• Asset management fees, receiver fees, and owner-directed market studies/audits ที่บันทึกไว้ในหมวดหมู่ใหม่ที่เรียกว่า Owner Expense

 Financial Statements งบการเงิน

 มีการเพิ่มหมวดรายได้และค่าใช้จ่ายใน Income Statement (งบกำไรขาดทุน) เพื่อสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงใน Summary Operating Statement

เพิ่มงบใหม่ Statement of Comprehensive Income

เพิ่มการอ้างอิงถึงมาตรฐานการรายงานทางการเงินระหว่างประเทศ International Financial Reporting Standards (IFRS) แล้ว

Gift certificates and cards ถูกลบออกจากหนี้สินหมุนเวียนอื่นและแยกเป็นรายการต่างหาก

มีคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับ inventories, operating equipment, and pre-opening expenses

 
Financial Ratios and Operating Metrics อัตราส่วนทางการเงินและตัวชี้วัดการดำเนินงาน

เปลี่ยนชื่อ“Ratios and Statistics” เป็น “Financial Ratios and Operating Metrics”

มีการจัดให้มีเตรียมอัตราส่วน Ratios สำหรับทั้งแผนก operating and undistributed departments

จัดให้มีอัตราส่วนหลักที่สำคัญ Key ratios สำหรับแต่ละแผนก

มีการกำหนดรายงานเพิ่มรายละเอียดค่าใช้จ่ายแรงงานเพื่อให้รายละเอียดข้อมูลค่าแรงสำหรับแต่ละแผนก labor cost data for each department

มีการจัดเตรียม utility and waste consumption ratios อัตราส่วนการใช้สาธารณูปโภคและของเสียเพิ่มเติม

Revenue and Expense Guide คู่มือรายรับและรายจ่าย

มีการจัดทำการรวบรวมให้ข้อมูลเพิ่มเติมทั้งรายได้และค่าใช้จ่าย

คู่มือรายรับและรายจ่ายมีอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และสามารถค้นหาและจัดเรียงใหม่ได้

 

 

 

USALI

Uniform System of Accounts for the Lodging Industry,

11th Revised Edition

Oftentimes, the USALI is referred to as the "Hotel Accountants Bible,"because it offers basic guidance on everything accounting for the lodging industry.The primary purpose of this publication is to offer operating statements formatted to provide hotel owners, managers and other interested parties with operational information pertinent to the lodging industry. Historically, the USALI focused on presenting information in accordance to the Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) in the United States. In the 11th edition, the FMC continued to present information based on U.S. GAAP, but in order to address the globalization of the lodging industry, certain items were adjusted to address issues in a more global manner

The effective date of the 11th edition of the USALI was January 1, 2015; so,if you haven’t already, you need to start incorporating these changes into your accounting system. Legally, operators are not bound to use the 11th edition, but many organizations have management agreements which require conformity to the “current” edition of the USALI. Due to many of the changes, some performance measures will change from one year to the next, causing inconsistencies for comparison purposes. For this reason, many of the benchmarking organizations will require their participants to report using the 11th edition.The following provides a glimpse of the changes and is not meant to be comprehensive.It would be a good idea for your company to purchase a copy of the 11th revised edition, if you haven’t already. There is a lot of great information in this publication and extended resources that were not available before such as an eText, downloads and online support.

 Anyone working in the lodging segment of the hospitality industry has certainly heard that a new edition of the Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI) has been released. There are many changes to the 11th revised edition which will impact the financial statements of lodging properties. The Financial Management Committee (FMC) of the American Hotel & Lodging Association (AH&LA) is responsible for assessing when a new edition of the USALI is warranted and then editing and updating the publication. The FMC consists of members from all segments of the lodging industry and includes representatives from hotel owners, asset managers, hospitality management companies, brand franchising organizations, independent properties,owner-operated hotels, consultants, benchmark reporting firms, academia and certified public accountants. You can be assured that every facet of the lodging industry had a say in the updating of this very important resource including industry associations. To get further insight on this process, please read "USALI:The New Guidelines and Operating Statements for 2015" on page 30.

 Summary Operating Statement

 "Rentals and Other Income" has been changed to "Miscellaneous Income"

"Revenue" has been changed to "Operating Revenue"

"Total Revenue" has been changed to "Total Operating Revenue"

"Information and Telecommunications Systems" has been added as an "Undistributed Operating Department"

"Fixed Charges" has been changed to "Non-operating Income and Expenses"

"Net Operating Income" has been changed to "EBITDA" (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization)

 
Two Summary Operating Statement formats have been developed:

 
• For Operators:

A Replacement Reserve is deducted from EBITDA

The bottom line is "EBITDA less Replacement Reserve"

• For Owners:

Interest, Depreciation, Amortization and Income Taxes are deducted from EBITDA

The bottom line is "Net Income"

Operating Schedules

 
Multiple Departments:

• A new section was added to offer further guidance on gross vs. net basis

• Information was added on how to handle surcharges, service charges and gratuities

• Several changes were made to Labor Costs and Related Expenses:

Management and non-management personnel are presented separately and then aggregated in salaries and wages

Service Charge Distribution is presented as a cost category within Salaries,Wages, Service Charges, Contracted Labor and Bonuses

Contracted, leased and outsourced labor costs are presented separately

• Cluster services and department-specific reservations expenses were added as accounts

• Administrative telecommunications expenses are now recorded in Information and Telecommunications Systems

Rooms Department:

• Rooms revenue segmentation has been expanded to better reflect current industry standards

• Resort fees are recorded in Miscellaneous Income and are not included in the calculation of the average daily rate

• Further guidance is provided for mixed-ownership lodging facilities

• Package revenue allocations and package breakage were both addressed in further detail

 
Food and Beverage Department:

• Food and beverage information is presented on the same schedule

• Gift certificate revenues were addressed with enhanced guidance

• The term “cover” was replaced with “customer” to reflect the number of individuals served

 Other Operated Departments:

• Telecommunications is no longer an Other Operated Department

Miscellaneous Income:

• Resort fees and package breakage are recorded in Miscellaneous Income

• Guidance is provided on the handling of commissions, business interruption insurance, foreign currency exchange,unused or forfeited gift certificates, and interest income

 
Undistributed Departments:

• All system-related technology expenses are consolidated in the Information and Telecommunications Systems Department

• Non-guest-related foreign currency exchange income and expenses are addressed in further detail

• Sales and Marketing expenses are presented together,the separation of sales and marketing expenses has been eliminated

• Revenue management and catering sales functions are categorized as sales and marketing expenses

• Utility taxes was eliminated as a separate expense category

• Contract Services was added as an expense category on Utilities to incorporate the cost of energy audits

Non-operating Income and Expenses:

• The net revenue generated by ownership that is not managed/maintained by the hotel is recorded as Non-Operating Income

• Asset management fees, receiver fees, and owner-directed market studies/audits should be recorded in a new category called Owner Expense

Financial Statements

Revenue and expense categories have been added to the Income Statement to reflect changes to the Summary Operating Statement

A Statement of Comprehensive Income was added

Reference to International Financial Reporting Standards (IFRS) was added

Gift certificates and cards were removed from Other Current Liabilities and made a separate line item

Further guidance was provided on inventories, operating equipment, and pre-opening expenses

Financial Ratios and Operating Metrics

The name of this section was changed from “Ratios and Statistics” to “Financial Ratios and Operating Metrics”

Ratios are provided for both operating and undistributed departments

Key ratios are presented for each department

A labor cost schedule is provided to detail labor cost data for each department

Additional utility and waste consumption ratios are provided

Revenue and Expense Guide

Information is provided for both revenues and expenses

The Revenue and Expense Guide is now available in electronic format and is searchable and sortable