สุดยอดกลยุทธ์ด้านการตลาดสำหรับ Conference Hotel

สุดยอดกลยุทธ์ด้านการตลาดสำหรับ Conference Hotel แปลและเรียบเรียงเพิ่มเติมจากบทความ The Best Hotel Conference Room Marketing Strategies ของ Ian Linton

โรงแรมที่มีห้องประชุมจำเป็นต้องเผชิญกับการแข่งขันกับสถานที่อื่น ๆที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับการประชุมเช่นศูนย์จัดงานประชุมมหาวิทยาลัยและสถานที่จัดแสดงนิทรรศการ, ดังนั้นในการพัฒนากลยุทธ์การตลาดต้องตอบโจทย์ให้ตรงกับเป้าหมายที่ต้องการของผู้จัดการประชุม ( Organizers ) และให้มีการจัดการสื่อสารถึงกลุ่มลูกค้าเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ที่เป็นเอกลักษณ์ของโรงแรมรวมทั้ง ส่วนที่แตกต่างจากคู่แข่ง ทั้งนี้กลยุทธ์การตลาดห้องประชุมต้องตอบสนองและเติมเต็มให้แน่ใจว่าห้องประชุม มีการจองเต็มตลอดทั้งปีโดยกลุ่มผู้จัดการประชุม (Organizers ) ที่ได้รับความพึงพอใจจากการให้บริการที่ตอบสนองความต้องการในการจัดงาน และกลับมาจองซ้ำอย่างสม่ำเสมอ

Prospect : ลูกค้าเป้าหมาย

ผู้รับจ้างจัดงาน Organizers :

• ผู้รับจัดงานแต่ง Wedding Planner
• ดีเทลยา Pharmaceutical Dealer
• ผู้รับสร้าง/โปรโมทแบรนด์ Brand Promoter
• ผู้รับจัดนิทรรศการ Trade Show Organizer
• มหาวิทยาลัย University (Thesis defendant for Master & Doctorate Degree)
  
• หน่วยงานของรัฐ Government (Training/Developing)
  

• คู่บ่าวสาว Wedding Couples
• บัณฑิต Graduates
• การฉลองโอกาสพิเศษ Special anniversary
  
  

หน่วยงานธุรกิจเอกชน
Corporates (Annual General Meeting……, Quarterly Meeting, Year Plan, Public Announcement of contract signing, Team Building Program)


Build Relationships กลยุทธ์สร้างความสัมพันธ์
การสร้างความสัมพันธ์กับผู้จัดงานประชุม ( Organizers ) เป็นองค์ประกอบสำคัญของทุกกลยุทธ์การตลาดห้องประชุม ผู้จัดงานประชุมสามารถเป็นลูกค้าประจำ ถ้าพวกเขารู้สึกว่าสิ่งอำนวยความสะดวกของคุณและการบริการ ตอบโจทย์ของเขาได้ครบถ้วนและเหมาะสม ผู้จัดงานประชุม (Organizers) มีภาระกิจมากมายที่ต้องทำงานในแผนกการตลาดของบริษัทขนาดใหญ่และมีตารางเวลาที่วุ่นวายของการประชุมและการจัด อีเว้นท์อื่น ๆ พวกเขาต้องการให้เราช่วยคิด ช่วยเตรียมการหรือแม้กระทั่งช่วยตัดสินใจในการวางแผนจัดงาน ซึ่งเราต้องสามารถ ประสานงานติดต่อองค์กรต่าง ๆ เช่นองค์กรระดับนานาชาติที่เกี่ยวข้องเพื่ออำนวยความสะดวกให้งานของเขาราบรื่น

 
Information กลยุทธ์ให้ข้อมูลครบถ้วนสมบูรณ์
อีกกลยุทธ์การตลาดที่สำคัญคือการให้ข้อมูลสถานที่ และสิ่งอำนวยความสะดวก ที่ครอบคลุม เข้าใจง่าย( Comprehensive venue information ) สำหรับการจัดงานที่จะค้นหา มีการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับที่ตั้งของคุณ, อัตรา, ห้องประชุม, ความจุของห้อง, บริการจัดประชุม, การจัดเลี้ยง, การเดินทางและที่พักอย่างครบถ้วนไว้ในเว็บไซต์ รวมทั้ง Key Word ที่เน้นตำแหน่งที่ตั้ง เพื่อช่วยค้นหาสิ่งอำนวยความสะดวกในการประชุมในพื้นที่


Promote Meetings กลยุทธ์ส่งเสริมการขายการประชุม
ผลกระทบ จากการเปลี่ยนมาใช้ Video Conference และการพยายามลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางและที่พัก มีส่วนทำให้ การจัดการประชุมที่โรงแรมลดลง การแก้ปัญหานี้ ได้มีแนวคิดที่จะสร้างกรอบแนวคิดที่จะรณรงค์ให้เห็นถึงประโยชน์ ของการประชุมแบบเผชิญหน้า “Face-to-Face” ซึ่งจะลดปัญหาที่เกิดจากการจัดประชุมในสถานที่ของลูกค้าเอง ลดความเครียดจากงานนำเสนองานและการเตรียมอาหาร ซึ่งหากจัดที่โรงแรมไม่ต้องกังวลเรื่องเหล่านี้ รวมทั้งไม่มีการรบกวนจากเพื่อนร่วมงานที่ออฟฟิศขณะประชุมด้วย

Collaborate กลยุทธ์สร้างความร่วมมือ
กรณีโรงแรมตั้งอยู่ในที่ที่มีสถานที่จัดกิจกรรมอื่น ๆเช่นห้องโถงจัดแสดงนิทรรศการ ( Exhibition Hall )หรือศูนย์กลางแจ้งให้บริการจัดให้มีการใช้ห้องประชุมเช่นเดียวกัน ( Convention Center ) เช่น Impact หรือ ซึ่งเป็นสถานที่จัดนิทรรศการขนาดใหญ่ ที่ไม่มีห้องประชุมขนาดเล็ก รองรับการประชุมย่อย เราอาจเข้าไปร่วมกิจกรรม เพื่อตอบสนองสิ่งที่ขาดเหล่านั้น โดยเพิ่มบริการรถรับส่ง รวมทั้งสามารถนำเสนออัตราส่วนลดพิเศษสำหรับที่พักของเราเพิ่มเติม

The Best Advertising Tactics for Convention Centers
ทีมงานการตลาดมีเป้าหมายและหน้าที่หลักที่จะเพิ่มจำนวนผู้เข้าพักให้ห้องพักและเพิ่มรายได้โดยพยายามโน้มน้าวให้ลูกค้าตัดสินใจเลือกจัดการประชุมที่โรงแรมนั้น หนึ่งในเครื่องมือช่วยงานที่มีประสิทธิภาพได้แก่การโฆษณาซึ่งจะมีบทบาทสำคัญและเป็นสวนหนึ่งในโปรแกรมด้านการตลาดของโรงแรมในการสร้างความตระหนักรู้เกี่ยวกับความครบถ้วนสมบูรณ์ของสิ่งอำนวยความสะดวกที่สามารถตอบสนองความต้องการและช่วยให้ผู้จัดสามารถใช้เป็นเครื่องมือส่งเสริมการเพิ่มจำนวนผู้เข้าร่วมงานของเขา

Target Audience กลุ่มเป้าหมาย
กลุ่มเป้าหมายหลักคือ Organizer มืออาชีพ ซึ่งเป็นกลุ่มเป้าหมายที่สำคัญที่สุดสำหรับธุรกิจศูนย์การประชุม สถานที่จัดการประชุมที่จะดึงดูดผู้เข้าร่วมจำนวนมากต้องเป็นสถานที่จัดประชุมที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกรองรับเพื่อให้การจัดงานสำเร็จลุล่วง การโฆษณาในสื่อที่มีการกำหนดเป้าหมายตรงไปที่ Organizer มืออาชีพ หรือสิ่สื่อที่ออกโดยชมรมของ Organizer มืออาชีพ บุคลากรด้านการตลาดที่มีภาระกิจในการจัดกิจกรรมแม้ว่าจะมีขนาดเล็กกว่า Organizer มืออาชีพ ก็เป็นอีกเป้าหมายในการโฆษณา Facilities ของโรงแรม

Event Facilities สิ่งอำนวยความสะดวกในการจัดงาน
Meeting Planner จะมองหาสถานที่จัดงาน ที่ตอบสนองความสะดวกสบายและมีสิ่งอำนวยความสะดวกโฆษณาต้องให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับสถานที่ สิ่งอำนวยความสะดวก รวมถึงการเชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์ที่ผู้จัดงานสามารถค้นหาข้อมูลที่ครอบคลุม มีข้อมูลอ้างอิงยืนยันการมาใช้สถานที่จากลูกค้าสำคัญๆ

Destination
ทำเลที่ตั้งเป็นปัจจัยสำคัญเมื่อ Meeting Planner เลือกสถานที่จัดงาน พวกเขาเข้าใจว่าลูกค้าต้องการโรงแรมที่ดี, ร้านอาหาร, สถานบันเทิงและสิ่งอำนวยความสะดวกอื่น ๆที่พวกเขาสามารถใช้นอกเหนือจากการประชุม ทำเลเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อการประชุมหลายวัน สิ่งที่ต้องเน้นในการโฆษณาคือเน้นความสะดวกในการเดินทางมาสถานที่และสถานที่อื่นที่ผู้เข้าประชุมจะใช้หลังประชุมเสร็จ เช่นห้างสรรพสินค้า แหล่งบันเทิง ฯลฯ

Joint Campaigns
การร่วมมือกับองค์กรใหญ่ๆ หลายองค์กร เช่น คณะกรรมการองค์กรการท่องเที่ยว, หน่วยงานพัฒนาเศรษฐกิจและหน่วยงานของรัฐบาลท้องถิ่นเช่นเดียวกับศูนย์การประชุม เป็นปัจจัยดึงดูดผู้เข้าร่วมประชุมกลุ่มใหญ่ๆ ครั้งละจำนวนมาก การพัฒนาความร่วมมือระหว่างกัน สำหรับการจัดงานครั้งต่อไปในอนาคต ของหน่วยงานใหญ่เหล่านี้สามารถช่วยสรุปล่วงหน้าได้รวดเร็วโดยโรงแรมเป็นตัวกลางเชื่อมโยงหน่วยงานที่เกี่ยวข้องนั้นให้ตัดสินใจ

Event Advertising
จำนวนผู้เข้าร่วมงานเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จของ Meeting Planner การร่วมพัฒนาแคมเปญโฆษณากับ Organizer เพื่อช่วยดึงดูดผู้ร่วมงาน โดยการให้สิทธิ์รับประกันการจองในอนาคตให้แก่ลูกค้าขาประจำก่อนผู้อื่นช่วยให้ Organizer มีเวลาดึงดูดผู้เข้าร่วมงาน

Paid Search
เลือกการใช้โฆษณาในเว็บที่เน้นผลลัพธ์จากการ Search เช่น SEO ที่สามารถทำให้ Facilities ของเราอยู่ในหน้าแรกๆของการ Search แม้ต้องมีการลงทุนจ่ายค่าโฆษณาดังกล่าว